Viele KMU haben ein KI-Pilotprojekt im Schreibtisch, das nach drei Workshops verglüht ist. Der häufigste Grund: zu großer Wurf, keine harten Erfolgskriterien, kein Stakeholder mit Entscheidungs-Macht. Wir gehen anders heran.
Unser KMU-spezifischer Prozess
1. Use-Case-Audit (2 Wochen, Fixpreis ab 2.400 €)
Wir reden mit drei Personen aus Ihrem Betrieb: einer aus dem operativen Geschäft, einer aus IT/Admin, einer aus der Geschäftsführung. Wir notieren, wo Routinetätigkeit ausgebremst wird, und identifizieren zwei bis drei Use-Cases. Sie bekommen ein Priorisierungs-Dokument mit Aufwand, ROI-Schätzung und Risikoeinordnung pro Use-Case.
2. Pilot (6 Wochen, ab 9.800 €)
Wir bauen den ersten Use-Case zur Produktreife. Sie messen 4 Wochen lang, ob das Tool tatsächlich Stunden spart oder Fehler reduziert. Erfolgskriterien werden vorher gemeinsam fixiert.
3. Skalierung
Wenn der Pilot trägt, bauen wir die nächsten Use-Cases auf — typischerweise einen pro Quartal. So lernt das Unternehmen mit dem Tool und stemmt nicht alle KI-Vorhaben auf einmal.
Was kostet das wirklich?
Eine ehrliche Beispielrechnung für ein KMU mit ~50 Mitarbeitern und einem RAG-Assistenten auf der internen Doku:
- Use-Case-Audit: 2.400 €
- Pilot-Build (6 Wochen): 9.800 € – 14.000 €
- Monatlicher Betrieb: ~150 € (Cloud-LLM, EU, plus Hosting)
- Wartung & Iteration: 400 € – 900 € / Monat, je nach Service-Level
Bei 30 € Stundensatz und einer Zeitersparnis von zehn Stunden pro Mitarbeiter im Monat amortisiert sich der Pilot bei 50 Beschäftigten in etwa einem Monat. Bei zwei Mitarbeitern Zeitersparnis-Plus dauert es länger — wir sagen Ihnen vorher ehrlich, wo Sie stehen.
Welche KMU-Branchen wir aktiv begleiten
- Steuerberater & Wirtschaftsprüfer — Dokumenten-Triage, Mandanten-Mail-Vorlagen.
- Rechtsanwaltskanzleien — Vertrags-Vorprüfung, Aktenrecherche-Assistent.
- Bauträger & Generalunternehmer — Subunternehmer-Doku, Mängel-Triage.
- Vereine & öffentliche Hand — Bürger-Antworten aus FAQ-Wissensbasis.
- Werbeagenturen — Tonalitäts-Check, Brand-Voice-Konsistenz, Mehrsprachen-Workflows.
- Industrie-KMU — Lieferanten-Stammdaten, Mail-Klassifikation an Disposition / Buchhaltung.
Wann KI für Sie kein guter Hebel ist
Wir sagen das offen: KI bringt Ihnen wenig, wenn …
- … Ihre Daten in 12 verschiedenen Tools liegen, ohne API. Dann ist erst Datenraum-Konsolidierung dran.
- … Sie weniger als 10 Stunden monatliche Routinetätigkeit pro Use-Case haben. Der ROI rechnet sich nicht.
- … Sie keine/n Verantwortliche/n haben, die das Tool im Alltag betreuen. Tools, die niemand pflegt, werden nicht genutzt.
Häufige Fragen
Brauchen wir einen "KI-Beauftragten"?
Eine verantwortliche Person für KI-Themen ist ab dem ersten produktiven Use-Case sinnvoll — bei Hochrisiko-Anwendungen unter dem AI Act sogar pflicht. Das kann eine interne Rolle mit 10 % FTE sein, kein externer Vollzeit-Job.
Müssen wir alle KI-Tools selbst betreiben?
Nein. Eine pragmatische Mischung aus EU-Cloud-Modell mit Data-Residency und selfhosted für sensible Inhalte ist Standard. Wir beraten Sie, was wo Sinn ergibt.
Wer haftet, wenn der KI-Output Fehler enthält?
Bei Hochrisiko-Anwendungen unter dem AI Act: der Betreiber (Sie). Deswegen bauen wir Human-in-the-Loop in jedem Schritt, der Auswirkung hat. Bei niedrigem Risiko (z. B. Übersetzungs-Assistent) ist die Haftung wie bei jeder anderen Software.
Wie sieht ein typischer Zeitplan aus?
Use-Case-Audit ab Erstgespräch in ~2 Wochen. Pilot-Build 6 Wochen. Erste produktive Nutzung also nach etwa 8 Wochen. Skalierung auf weitere Use-Cases in Quartalen, nicht in Monaten.
Brauchen wir das wirklich oder wartet das noch ein Jahr?
Wenn KI in den nächsten 12 Monaten gar nicht in Ihrem Bereich landet: warten Sie. Aber: Datenraum-Vorbereitung (Strukturierung der Dokumentation, API-Anbindung von Tools) lohnt sich immer — sie zahlt sich auch ohne KI aus.
Ein 30-Minuten-Gespräch — kostenfrei und ohne Vertrag.
Sie schildern Ihren Use-Case. Wir sagen Ihnen, ob er machbar ist und was die nächsten Schritte realistisch kosten.
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